Fotografen müssen heutzutage viele Hüte tragen. Sie müssen nicht nur Ihre Bilder aufnehmen und bearbeiten, sondern auch Zeit in sozialen Medien verbringen, an Kunden vermarkten und mit all den täglichen Verwaltungsaufgaben eines Unternehmens Schritt halten. Es reicht aus, um selbst der am besten organisierten Person Kopfschmerzen zu bereiten. Um das Ganze abzurunden, kann Zeitmanagement etwas sein, mit dem kreative Menschen oft zu kämpfen haben.
Als kreative Person, die stolz auf meine Produktivität war, bis ich mein eigenes Unternehmen gründete, brauchte ich viel Versuch und Irrtum, um herauszufinden, wie ich das Beste aus meinem Tag herausholen kann, ohne viel Stress und Überforderung.
Wenn Sie es satt haben, beschäftigt, aber nicht produktiv zu sein, finden Sie hier einige hilfreiche Tipps.
Wählen Sie drei Prioritäten für Ihren Tag
Die meisten Menschen haben keine Ahnung, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauern wird. Sie überladen ihren Kalender mit Aufgaben und fühlen sich dann unzulänglich oder frustriert, wenn sie am Ende des Tages nicht alle abhaken.
Dieser Tipp hängt natürlich davon ab, was Sie tun müssen. Möglicherweise haben Sie einen Drehtag oder müssen den ganzen Tag mit der Bearbeitung verbringen. Daher konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe. Wahrscheinlich haben Sie jedoch auch ein paar kleine Dinge, die Sie an einem Tag erledigen müssen, z. B. das Senden einer Rechnung und das Zurücksenden einiger E-Mails oder Telefonanrufe.
Der Punkt ist, dass Sie sich auf drei Prioritäten pro Tag konzentrieren und diese in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit angehen sollten.
Dieser Tipp ist auch bekannt als Die Dreierregel aus dem Buch "Ergebnisse auf agile Weise erhalten" und soll verhindern, dass Sie ohne ein klar definiertes Ergebnis von Aufgabe zu Aufgabe laufen.
In der Dreierregel definieren Sie drei Aufgaben an einem Tag, drei Aufgaben für Ihre Woche sowie drei Aufgaben für Ihren Monat und Ihr Jahr.
Beginnen Sie jeden Tag mit der Definition der drei Dinge, auf die Sie sich konzentrieren werden, und vergewissern Sie sich, dass Sie auf dem richtigen Weg sind. Achten Sie darauf, wie lange Sie brauchen, und beachten Sie alle Muster, die bei der Arbeit an bestimmten Aufgaben auftreten. Dadurch erhalten Sie weitere Informationen, um Ihre Zeitmanagementstrategien zu verfeinern.
Verfolgen Sie Ihre Zeit
Wenn Sie mit dem Ausprobieren verschiedener Zeitmanagementtechniken beginnen, sollten Sie Ihre Zeit nachverfolgen.
In den ersten anderthalb Jahren meines Fotobusiness schrieb ich alles, was ich an einem Tag getan hatte, in ein kleines Notizbuch und wie lange ich dafür gebraucht hatte.
Wenn dies nach einer super zeitaufwändigen und analen Sache klingt, ist dies tatsächlich nicht der Fall. Es dauert wirklich eine Sekunde, um auf Ihre Uhr zu schauen und eine Notiz zu machen, die aus zwei oder drei Wörtern besteht, die Ihre Aufgabe beschreiben.
Noch besser ist, dass Sie eine Zeiterfassungs-App wie Hours Tracker verwenden können.
Die Informationen, die Sie durch die Verfolgung Ihrer Zeit erhalten, sind Gold.
Wenn Sie feststellen, dass Sie viel Zeit für bestimmte Aufgaben aufwenden, die nicht unbedingt erforderlich sind, können Sie Maßnahmen ergreifen, um die Zeit zu reduzieren, die Sie dafür aufwenden, oder sie ganz ausschneiden.
Wenn Sie beispielsweise glauben, dass Sie nur eine halbe Stunde am Tag im Internet surfen, werden Sie möglicherweise ständig das Kaninchenloch hinuntergehen und es ist näher an zwei Stunden.
Verwenden Sie einen Online-Kalender, um Zeitblöcke zu planen
Eine der effektivsten Möglichkeiten zur Steigerung Ihrer Produktivität besteht darin, in Zeitblöcken zu arbeiten und diese in einem Online-Kalender wie Google zu planen.
Wenn Sie Ihren Zeitplan organisieren, anstatt eine Aufgabenliste zu erstellen, können Sie Disziplin und Ordnung auf Ihre Aufgaben anwenden.
Sie widmen Ihren Aufgaben bestimmte Zeitfenster und machen sie so zu einer Priorität und zum einzigen Schwerpunkt in dieser Zeit. Es hilft, Ablenkungen und die mentale Belastung beim Wechseln von Aufgaben zu minimieren.
Verwenden Sie einen Online-Kalender, um Ihre Aufgaben als nicht verhandelbare Ereignisse zu planen. Wenn Sie die Dinge auf analoge Weise erledigt haben - Aufgabenlisten schreiben oder ein Papierjournal führen -, ist die Verwendung eines Online-Kalenders möglicherweise viel effektiver.
Mithilfe eines Online-Kalenders können Sie Besprechungen planen und Benachrichtigungen an eingeladene Personen senden. Sie können wiederkehrende Ereignisse in Ihrem Online-Kalender erstellen, Erinnerungen einrichten und von mehreren Geräten aus auf den Kalender zugreifen.
Stellen Sie sicher, dass Sie Pausen in Ihren Kalender einplanen. Es ist eine wirklich schlechte Idee, den ganzen Tag vor Ihrem Computerbildschirm zu sitzen, ohne regelmäßig aufzustehen, um sich zu dehnen, eine richtige Mahlzeit zu sich zu nehmen oder sich nur ein paar Minuten Zeit für R & R zu nehmen.
Verwenden Sie ein CRM-System
Es gibt so viele Apps und Produktivitätswerkzeuge, mit denen Menschen ihre Zeit, Projekte und ihr Leben besser verwalten können. Möglicherweise verwenden Sie einige davon bereits.
Wenn Sie jedoch noch kein CRM-System (Client Relationship Management) verwenden, fehlt Ihnen möglicherweise ein äußerst hilfreiches Tool, mit dem Sie nicht mehr mehrere Apps für verschiedene Zwecke benötigen.
Ein CRM-System ist ein Tool zur Kundenverwaltung und zum Aufbau von Beziehungen, mit dem Sie Ihre Kunden und Projekte im Auge behalten können. Sie können beispielsweise die Daten aufzeichnen, an denen Sie zuletzt mit einem Kunden kommuniziert haben, und eine Erinnerung für die Nachverfolgung festlegen.
Die meisten CRM bieten jedoch noch viel mehr, einschließlich Buchhaltungstools und Funktionen zum Verfassen von Verträgen.
Ich verwende und empfehle Dubsado, ein CRM-System für Kreative. Sie können Markenverträge erstellen, die Sie zur elektronischen Signatur versenden, eine E-Mail direkt über die Benutzeroberfläche senden und alle Ihre Interessenten und Kunden in einem optisch ansprechenden und einfach zu bedienenden System verfolgen können. Es lässt sich sogar in Ihren Google-Kalender integrieren.
Wenn Sie eine Vertragsunterzeichnungssoftware wie Hello Sign oder Adobe verwenden, können Sie in Dubsado dieselbe Funktion mit allen anderen Vorteilen zu einem ähnlichen Preis erhalten.
Weitere Optionen sind Nutshell und Insightly.
Nix Multitasking
Die Forschung ist in: Multitasking ist weit überbewertet.
Multitasking wird tendenziell positiv bewertet, aber die neuesten Forschungsergebnisse zeigen, dass es sich nachteilig auf Ihre Produktivität und Arbeitsqualität auswirkt.
Eine qualitativ hochwertige Arbeit hängt davon ab, wie viel Zeit Sie für eine Aufgabe aufwenden und wie intensiv Sie sich konzentrieren. Wenn Sie Ihren Fokus erhöhen können, können Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen.
Das gleichzeitige Arbeiten an mehreren Aufgaben überlastet das Gehirn. Wenn Sie an mehreren Dingen gleichzeitig arbeiten, wechseln Sie die mentalen Funktionen, was letztendlich kontraproduktiv ist.
Laut Gloria Mark, Forscherin und Autorin von Multitasking im digitalen Zeitalter, Der durchschnittliche Wissensarbeiter wechselt alle drei Minuten die Aufgaben. Einmal abgelenkt, kann es fast eine halbe Stunde dauern, bis die ursprüngliche Aufgabe wieder aufgenommen ist. Das sind 30 verschwendete Minuten, weil Sie Ihre E-Mails überprüft und auf eine Nachricht geantwortet haben.
Kein Wunder, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter an einem typischen Acht-Stunden-Arbeitstag drei Stunden arbeitet - auch wenn er nicht ständig auf Instagram oder Facebook schaut.
Legen Sie Ihre Geräte weg
Wie Sie sehen, besteht eine der größten Möglichkeiten, Ihre Produktivität zu beeinträchtigen, darin, Ihre E-Mails und sozialen Medien den ganzen Tag über ständig zu überprüfen. Diese Sekunden oder Minuten können zu einer enormen Zeitverschwendung führen und Ihren Fokus auf die anstehenden Aufgaben ruinieren.
Legen Sie Ihr Telefon weg, schließen Sie das Browserfenster mit geöffnetem Posteingang und konzentrieren Sie sich auf die vor Ihnen liegende Aufgabe.
Entscheide dich ein paar Mal am Tag, wann du E-Mails und Instagram-Beiträge überprüfst und beantwortest und bleibst dabei.
Als ich dies mit dem Blockieren meiner Zeit verband, war ich über das Ergebnis erstaunt. Ich habe es buchstäblich geschafft dreimal mehr an einem Tag als ich es tat, als ich einfach von Aufgabe zu Aufgabe schwebte und auf jeden Text und jede E-Mail antwortete, als ich sie erhielt.
Probieren Sie die Pomodoro-Methode aus
Die Pomodoro-Technik ist ein äußerst beliebtes Zeitmanagement-Tool, mit dem Sie so produktiv wie möglich bleiben.
Bei dieser Methode der Zeitverwaltung wählen Sie eine Aufgabe aus, die Sie erledigen möchten, und stellen einen Timer für 25 Minuten ein, damit Sie konzentriert und ohne Unterbrechung arbeiten können.
Du kannst das 25 Minuten lang machen, oder?
Wenn der Timer klingelt, machen Sie eine kurze Pause, die nicht mit der Arbeit zusammenhängt, z. B. Dehnen oder einen Snack.
Sobald Sie vier „Pomodoros“ gemacht haben, können Sie eine längere Pause einlegen, z. B. 20 oder 30 Minuten. Ihr Gehirn wird diese Zeit brauchen, um neue Informationen aufzunehmen.
Nehmen Sie sich einen Tag Zeit für Besorgungen und Administratoren
Dies ist ein weiterer Produktivitäts-Hack, der bei manchen Menschen Wunder wirkt. Nehmen Sie sich einen Tag in der Woche Zeit, an dem Sie sich um alle Ihre persönlichen Besorgungen, den Geschäftsadministrator oder eine Kombination aus beiden kümmern.
Möglicherweise erledigen Sie wöchentlich Dinge wie die Zubereitung von Mahlzeiten oder die Wäsche, die alle auf einen Tag verschoben werden können, sodass Sie sich für den Rest der Woche auf geschäftliche Aufgaben konzentrieren können.
Möglicherweise möchten Sie einen Wochentag beiseite legen, wenn Sie alle Ihre Besprechungen oder medizinischen Termine planen. Alternativ können Sie Ihren gesamten Administrator wie die Rechnungsstellung, die Buchhaltung oder sogar die Planung Ihrer sozialen Medien übernehmen.
Um zusammenzufassen
Es gibt viele Zeitmanagementtechniken und -werkzeuge, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern und Stress und Burnout reduzieren können.
Nicht alle von ihnen werden für Sie arbeiten, aber dies sind einige der beliebtesten, die Sie vielleicht ausprobieren möchten.
Egal, ob Sie ein Hobbyfotograf oder ein Profi sind, es besteht die Möglichkeit, dass Sie jeden Tag eine Menge los sind.
Wenn Sie Wege finden, effizienter zu arbeiten, können Sie Ihren Tag um Stunden verlängern und sogar besser schlafen.